E-mail

Gode råd når du skriver mail

• Skriv et emne i emnerubrikken.
• Skriv enkelt og overskueligt så dit indlæg er nemt at læse.
• Skriv ikke med STORE BOGSTAVER. Det bryder læserytmen, og læseren opfatter det måske som om, du råber og er gal.
• Pas på med at vedhæfte store filer. Send ikke ukritisk store vedlagte filer. Skriv hvilke filer du vedhæfter og skriv de vedhæftede filers format.
• Skriv overskrifter på afsnit og lav linieafstand mellem afsnit. Der gør indlægget overskueligt for læseren.
• Tænk dig om når du sende en mail med kritik og irettesættelser. Overvej hvordan modtageren vil reagere på din mail.

Gode råd om e-mail og sikkerhed

• Åbn ikke vedhæftede filer fra modtagere, som du ikke kender. Vedhæftede filer udgør den største risiko for at få virus, spyware, orme osv. på din computer.
• Indstil dit postprogram så det ikke automatisk åbner vedhæftede filer.
• Lad dit virusprogram scanne en vedhæftet fil inden du åbner den.
• Dit antivirusprogram skal altid vøre opdateret. Kun opdaterede antivirusprogrammer er effektive.
• Filer med endelserne.exe,com og.vbs er programmer der kan skade din computer. Åbn dem ikke! Eller scan dem for virus før du åbner dem!
• Dokumenter kan indeholde makroer, som kan være en slags virus. Beskyt dig selv ved at lade programmer som f.eks. Word, Excel være indstillet til at give advarsel ved makroer.

I til-feltet anføres adresserne på de personer eller navnet på postlisten som mailen direkte er stilet til.

Cc betyder kopi til (carbon copy). Her adresseres de personer, som skal orienteres om mailens indhold. Man forventer i reglen ikke svar fra personer, der modtager mail som kopi.

Bcc betyder blind kopi (blind carbon copy). Her adresseres til personer, som blot skal orienteres. At adresseringer er blind betyder, at Bcc-adressaterne ikke er synlige for de øvrige modtagere.

Afsender og modtager

Afsender
Du kan indstille dit postprogram til altid at indsætte din e-mailadresse som afsender. Du kan også oprette en signatur med oplysninger om f.eks. dit navn og telefonnummer. Signaturen indsættes automatisk, hver gang du sender en mail.

Modtager
Ufuldstændige e-mailadresser betyder, at modtageren ikke får din mail. Nogle gange får du en fejlmeddelelse, men det kan du ikke altid regne med.

Opret en adressebog

E-mailadresser kan være vanskelige at huske, og man kommer nemt til at taste forkert. Derfor er det en god idé at oprette en adressebog i dit mailsystem.

Opret postlister til gruppeadressering

Postlister er en supplerende facilitet i adressebogen. Er I f.eks. en gruppe af personer, som jævnligt mailer, kan en postliste være et glimrende alternativ f.eks. til en mailkonference.
Giv listen et passende navn og tilføj medlemmernes e-mailadresser. Når du skriver til medlemmerne, behøver du bare at adressere din besked til gruppen.